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超级一号通系统操作说明
超级一号通是中国铁通2008年推出新型通信服务,旨在实现中小型企业提供移动办公。当企业拥有一个一号通号码,就可以自助设定个性化的语音菜单,在语音菜单的引导下,其呼入电话的客户可以选择通话,留言,发送传真,随时改变接听号码、查询通话记录、未接电话、语音留言、传真等,从而实现真正移动办公。
1。电话业务流程
l 电话呼入提示IVR语音菜单,转接分机电话或接收传真,若无IVR设置,直接转指定的第一个接听电话
l 每次只能接通一个电话号码,一条线
l 电话接通中,可以接收传真和转电话留言。
l 电话留言:当被叫无人接通时,可转电话留言。
2. web管理
l 用户管理超级一号通IVR以及转接号码设置,最多只能转接3个号码
l 用户可查阅传真和留言。
l 查询来电及未接电话清单
2> 功能设置
(1) 一号通设置
IVR设置:系统的设置一号通号码,在一周内各个不同时间段,电话呼入时,系统播放的语音
Ivr设置首先要设置语音菜单,其次再设置ivr
1.1 语音菜单设置 语音编辑:系统播放的语音菜单,是wav格式的电脑合成语音文件
步骤:语音编辑的页面如 图1
1新增:登陆到系统,选择“一号通设置”à“语音编辑”à”新增”,,弹出如图1窗口,首先设置ivr菜单名,输入语音菜单的提示音内容,选择提示音播放员声音,设置有效按键。点击确定保存。
2 修改:登陆到系统,选择“一号通设置”à“语音编辑”,选择一条语音记录,点击”修改”,修改ivr语音菜单内容,确定保存
3 删除:登陆到系统,选择“一号通设置”à“语音编辑”,选择一条语音记录,点击“删除”,弹出提示,确定,删除成功
提示语音内容:语音内容电话呼入时播放的语音内容,是提示内容必须与下面设置的有效按键功能一致。
有效按键设置说明:
有效按键是指,设置按键可在客户拨打时按照提示按下电话这些按键,实现一步特定功能,有效按键可设置“0~9”;”*”;”#”
有效按键的功能有:
1. 接通电话:设置电话的一个按键为“接通电话”,当电话呼入时,按下这个功能键,电话转到设置接听电话上,进行通话
2. 传真接收:设置电话的一个按键为“传真接收”,当电话呼入按下这个功能键,即可给出传真信号。接收传真
3. 语音导航:设置电话的一个按键为“语音导航”,并在转入语音菜单选项中选择二级语音菜单名,当电话呼入按下这个功能键,系统开始播放二级语音菜单。
4. 电话留言:设置电话的一个按键为“电话留言”,当电话呼入按下这个功能键,可以留言
1.2 IVR设置 Ivr设置界面:图2
步骤:
1,新增:登陆到系统,选择“超级总机”à“IVR设置”à”新增”,
弹出图2选择ivr语音菜单(语音菜单必须先设置),选择这个ivr语音菜单播放的时间。点击确定保存。
2,修改:选择“超级总机”à“IVR设置”,选择一条ivr记录,修改,修改内容,确定保存
3,删除:选择“超级总机”à“IVR设置”,选择一条ivr记录,删除,确定,删除成功
Ivr设置说明:ivr设置的时间不能重叠,即一周的一个时间段内不能设置2个,2个以上的ivr(如设置的一个ivr:时间是星期一到星期三,0点到23点59,选择的ivr菜单是超级总机,再设新增一个ivr:时间是星期一到星期五,0点到23点59分,这种设置系统不支持。)
(3)接听设置
接听设置页面如图:图3
登录一号通,我的一号通,接听设置。在出现的图3页面
一号通号码下拉框中看到自己帐户的号码,选择一种应答方式,设置接听电话。点击保存确定。
应答方式说明:1.当选择为接听电话时,即使这段时间已经在ivr里面设置好,电话呼入不会播放语音,而是直接接通到接听电话
2.当应答方式选择是接收传真,即使这段时间已经在ivr里面设置好,电话呼入不会播放语音,而是直接给对方传真信号
3. 当应答方式选择是语音导航,电话呼入播放ivr设置的语音。
接听电话设置:
设置接听电话1,接听电话2,接听电话3,(设置规则:接听电话是固定电话要加长途区号,是手机加0)。系统默认接听电话1为电话呼入时首次拨打的号码,当接听电话1忙,则自动转接到接听电话2,以此类推。上移,下移按键,可自由改变设置的接听电话的前后顺序
(2) 传真,留言,通话记录查看删除
传真接收箱:登录系统 à传真接收箱,可以查看到一号通号码接收到的所有传真,在相应的记录的操作栏,点击“下载”可以下载查看到传真文件内容,选择相应的记录,点击“删除”可以永久删除选择的传真记录和传真文件。
留言管理:登录系统à留言管理,可以查看到一号通号码所有的留言文件记录,在相应的记录的录音栏,点击“下载”可以下载试听到留言内容,点击喇叭状的图标可以在线听留言内容,选择相应的记录,点击“删除”可以永久删除选择的留言记录和语音文件。
通话记录:登录系à通话记录,可以查看到一号通号码最近两天的通话记录,点击“查询”可以查询本帐户近来一个月的通话记录
超级总机系统操作指南
超级总机是中国铁通2008年推出的新型的通信服务,旨在实现中小型企业提供移动办公。当企业拥有一个超级总机号码,就可以自助设定个性化的语音菜单,在语音菜单的引导下,其客户可以与企业的各部门各员工随时取得联系,无论该部门该员工在任何地方。企业可以随时通过互联网增减线路、随时改变接听号码、查询通话记录、未接电话、语音留言、传真等,从而实现真正的移动办公。
1> 超级总机功能
一、电话业务流程
1) 电话呼入提示IVR语音菜单,转接分机电话或接收传真
2) 电话接通中,可接受呼叫转接,接收传真。
a、按分机号码#转接分机号
当转接分机号时,分机处于忙或免打扰服务时,提示相应分机忙,继续等待或转留言。
b、按*1#,接收传真
c、按*2#,转到留言
3) 电话留言:当被叫无人接通时,可转电话留言。
4) 传真接收
5) 当接听的电话数量超过所授予的线路数时,提醒“线路全忙,请稍候再拨”。
二、 Web管理
(1) 用户管理超级总机IVR
(2) 管理分机号码
(3) 查阅传真,管理员可查阅公司的传真,其他用户只可查阅自已分机的传真。
(4) 设定分机转接号码
(5) 设定分机免打扰时间
(6) 查询电话录音,管理员可查阅公司的来话留言,其他用户只可查阅自已分机的来话留言。
(7) 查询来电及未接电话清单,以及因线路满而被拒的电话
(1) 电话呼入播放语音的IVR设置
IVR设置:系统的设置总机号码,在一周内各个不同时间段,电话呼入时,系统播放的语音
1.1 语音菜单设置
语音菜单设计:系统播放的语音菜单,是wav格式的电脑合成语音文件
语音菜单设计的页面如图
1新增:登陆到系统,选择“超级总机”à“语音菜单设计”à”新增”,,弹出如图1窗口,首先设置ivr菜单名,输入语音菜单的提示音内容,选择提示音播放员声音,设置有效按键。点击确定保存。
2 修改:选择“超级总机”à“语音菜单设计”选择一条语音记录,点击”修改”,修改ivr语音菜单内容,确定保存
3 删除:选择“超级总机”à“语音菜单设计”选择一条语音记录,点击“删除”,弹出提示,确定,删除成功
有效按键是指,设置的按键可以在客户拨打时按照提示按下电话的这些按键,可以实现一步特定的功能,有效按键可以设置“0~9”;”*”;”#”
1. 直拨分机:直拨分机功能键的设置是占用了4位分机号码的首位,比如设置“1”的功能按键为“直拨分机”时,有一个在用的分机号“1111”;当电话呼入时,在话机上面按下1后,再按3个“1”就可以接通这个“1111”分机的设置的转接电话
2. 转入指定分机:设置电话的一个按键的功能为“转入指定分机”并在后面参数中,选择转入分机号;当电话呼入按下这个功能键,即可转入参数设置的这部指定分机。
3. 传真接收:设置电话的一个按键为“传真接收”,当电话呼入按下这个功能键,即可给出传真信号。接收传真
4. 语音导航:设置电话的一个按键为“语音导航”,并在转入语音菜单选项中选择二级语音菜单名,当电话呼入按下这个功能键,系统开始播放二级语音菜单
5. 电话留言:设置电话的一个按键为“电话留言”,当电话呼入按下这个功能键,可以留言
1.2 IVR设置
Ivr设置界面:图2
Ivr设置说明:
ivr设置的时间不能重叠,即一周的一个时间段内不能设置2个,2个以上的ivr(如设置的一个ivr:时间是星期一到星期三,0点到23点59,选择的ivr菜单是超级总机,再设新增一个ivr:时间是星期一到星期五,0点到23点59分,这种设置系统不支持。)
(2) 免打扰设置(黑白电话名单)
黑白电话名单页面:图3,图4
1.新增:登陆超级总机—>黑白电话名单—>新增,输入电话号码,选择类别“黑名单”,保存
登陆超级总机—>黑白电话名单—>新增,输入电话号码,选择类别“白名单”,可以选择直通到分机的分机号,保存
修改和删除都是类似操作
黑白名单设置说明:
当号码设置成黑名单,该号码的呼入被总机热线限制,没有呼入权限,
当号码设置成白名单,该号码在呼入等待时,会优先排在等待队列的前面。当选择了转入指定分机,该号码呼入总机号码时,自动转到分机上,并优先于其他等待号码被接通
(3) 分机转接和分配帐户:
把分机分配给其他人员,首先要创建一个帐户,才能给这个帐户使用人分配分机
(1) 人员管理;
人员管理新增界面:图5
(1) 登陆超级总机—>“系统设置”—>“人员管理”--à“新增”,出现图5页面,输入姓名,帐号,密码这三个必填项,保存
(2) 登陆超级总机—>“系统设置”—>“人员管理”,选择要修改的人员记录,“修改”,保存
(3) 登陆超级总机—>“系统设置”—>“人员管理”,选择要删除的人员记录,“删除”,确定,成功。
(2)分机管理:
分机管理新增界面,图6
(1)登陆超级总机—>“超级总机”—>“分机管理”--à“新增”,出现图6页面,输入0或是4位数字的分机号码,选择使用人,状态选择再用,设置接听电话,(接听电话的具体设置请看分机设置)。确定,保存
(2)登陆超级总机—>“超级总机”—>“分机管理”,选择要修改的分机记录,“修改”,保存
(3)登 陆超级总机—>“超级总机”—>“分机管理”,选择要删除的分机记录,“删除”,确定,成功。
分机管理说明:分机号码必须是0 或是四位数字的号码,且当分机号码为四位数字,并且ivr语音提示要直拨这个分机时,分机号码的第一位数字,必须在相应的语音菜单的有效按键中设置第一位数字有效按键为“直拨分机”,(详情请看,语音菜单设置说明中的有效按键设置)。
(4) 分机设置
登陆帐户分机号码转接电话设置
分机设置页面 图7
登录超级总机,我的分机,分机设置。在出现的图7页面
分机号码下拉框中看到自己帐户的分机号码,前提是要在在分机管理里面给本帐户人员分配了分机号码。设置至少一个接听电话。
设置接听电话1,接听电话2,接听电话3,(设置规则:接听电话是固定电话要加长途区号,是手机加0)。系统默认接听电话1为电话呼入时首次拨打的号码,当接听电话1忙,则自动转接到接听电话2,以此类推。上移,下移按键,可以自由改变设置的接听电话的前后顺序
(5) 系统设置的其他设置
公司标示:登录系统—>系统设置à公司标示,点击浏览,可以上传公司log文件。(只支持各种图片格式),上传成功,在系统的左上角,可以看到新上传的log图标
公司信息:登录系统—>系统设置à公司信息,只能查看公司注册时的信息。不能做其它操作
公司公告:登录系统—>系统设置à公司公告,输入公告内容,点击确定,保存成功后,可以各个超级总机帐户下面的“我的桌面”的,“我的首页”上看到企业公告内容
(6) 传真,留言,通话记录查看删除
总机传真:登录系统—>超级总机à总机传真,可以查看到超级总机号码接收到的所有传真,在相应的记录的操作栏,点击“下载”可以下载查看到传真文件内容,选择相应的记录,点击“删除”可以永久删除选择的传真记录和传真文件。
总机留言:登录系统—>超级总机à总机传留言,可以查看到超级总机号码所有的留言文件记录,在相应的记录的录音栏,点击“下载”可以下载试听到留言内容,点击喇叭状图标可在线听留言内容,选择相应记录,点击“删除”可永久删除选择的留言记录和语音文件。
分机传真接收箱:登录系统—>我的分机à传真接收箱,可以查看到超级总机登陆帐户的分机接收到的所有传真,在相应的记录的操作栏,点击“下载”可以下载查看到传真文件内容,选择相应的记录,点击“删除”可以永久删除选择的传真记录和传真文件。
分机留言: 登录系统—>我的分机à留言管理,可以查看到超级总机登陆帐户的分机接收到的留言文件记录,在相应的记录的录音栏,点击“下载”可以下载试听到留言内容,点击喇叭状的图标可以在线听留言内容,选择相应的记录,点击“删除”可以永久删除选择的留言记录和语音文件。
通话记录:登录系统—>我的分机à通话记录,可以查看到超级总机登陆帐户的分机接收到最近两天的通话记录,点击“查询”可以查询本帐户近来一个月的通话记录